Indsaml kun oplysninger som er sagligt og relevant for den pågældende aktivitet (need to have og ikke nice to have). Det er jeres ansvar, at kunne dokumentere et samtykke og at lovgivningen bliver overholdt.

Datatilsynet
Forbrugerombudsmanden
GDPR - Hvad siger reglerne?

 

Opret en webform

Under punktet ”Structure” finder du webforms. Her finder du følgende ”menu” for webform:

Start med ”Add webform” og du får følgende pop-up:

Giv en sigende titel – det er kun dig selv, der ser den. ”Description” kan anvendes efter behov, men det kan godt betale sig at skrive, hvad man vil anvende webformen til: ex. ”Kontakt til partnere forår 2020 - dk”

Category er vigtigt for at holde orden i webforms. Første gang, man skriver en kategori, så oprettes den, f.eks  ”Nyhedsbreve”, ”Partnerkontakt” eller ”Konkurrencer” m.m. Genbrug disse kategorier ved oprettelse af næste webform. Når du senere klikker på ”Structure/Webform” igen, kan du se listen over dine webforms sammen med kategorierne.

”Status” - Lad den stå i ”Open”, så er den nemmest at arbejde med  – ”Closed” anvendes, når man ikke længere anvender webformen.

”Save (gem)” – og skærmen ser nu således ud med nye faner. Bemærk, at du nu står i fanen ”Build”. Denne fane skal du bruge sammen med den næste fane ”Settings” fremadrettet ved opbygning af webformen.

 

 

Felter

Nu skal du sætte felter ind. Rent marketingmæssigt er tendensen  jo færre felter, jo flere svar får man.

Opret også kun ”simple felter”, idet Drupal 9 har hele paletten af felter, hvoraf mange er komplicerede og kræver mere indsigt. Bemærk ikke ALLE avancerede felter er supporteret i portalen.

Nedenstående felter er supporteret af portalen (pr. november 2022)

1. Checkbox
2. Checkboxes
3. Email
4. Email Confirm
5. File Upload
6. Text field
7. Label
8. Link
9. Radios
10. Select
11. Submit
12. Textarea
13. Terms

Felter udenfor denne liste er ikke supporteret, og vil derfor ikke blive vist i front end. 

 

 Add element – brug f.eks.

1. Text field til navn
2. Email til indhentning af mail – evt. Confirm email
3. Textarea til større tekststykker, som brugeren skal svare på
4. Checkbox og radios til afkrydsning
5. Advanced HTML/Text anvendes til at skrive en tekst. Du kan også her anvende dette felt til ”Oplysningspligten”.

 

Når man har ”tilføjet” et element, så får man en pop-up box i højre side, hvor der kan tilføjes ekstra værdier eller modsat begrænsninger for feltet. Lad være med anvende dette, før du har checket feltet, og ved hvordan det arbejder. Sørg altid for at webformen virker, inden man "pynter" på den efterfølgende. 

Gør det enkelt – udfyld titlen med ex For- og efternavn og gem. 

Du kan sætte felterne som ”Required” – Kravfelt og skal udfyldes.

Gem til sidst listen af felter (save elements), og klik på fanen ”Test” og se hvordan din webform ser ud. Den vil ikke i det virkelige liv have det ”latinske tekst” med, og stylingen er også en anden end på portalen. Se f.eks. en ”testvisning” her:

Hvis du ikke har en ”Indsend” knap som ovenstående, skal du gå tilbage til fanen ”Build” og finde den nederst under rækken af de felter, du har oprettet: ”Submit button(s):

Her kan den aktiveres ved at klikke Submit button(s) eller edit i højre side.

Udfyld label med ex. ”Indsend” og gem. På denne måde bør knappen være synlig.  

I ”Build” kan du også prøve dig frem med andre felter, hvis du ikke er tilfreds med din webform. Husk altid af gemme dine felter (save elements), hvis du rykker rundt på dem.

  

Tilbagemelding til brugeren

Du kan give en bruger besked på, om deres tilmelding er gået igennem. Dette kan gøres på flere måder.

Nedenfor er vist, hvordan man sætter en besked, der popper op på portalen:

Nedenstående er god at starte ud med – den giver en pop-up på den side, hvor webformen er indsat i portalen. Prøv dig evt. frem med de andre muligheder hen ad vejen:

Der er også mulighed for tilbagemelding til brugeren via mail. Dette kan opsættes ved den næste fane under ”Settings”: ”Emails/Handlers”.

Add ”E-mail” og du får denne pop-up i højre side:

 

 

Læg mærke til, at ved ”Send to” skal man anvende inddateringsfeltet fra e-mail, som du satte ind i ”Build”.

Nederst kan man slette ”den automatiske tekst” og skrive sin egen. Dette gøres ved at aktivere ”Custum subject” og ”Custum Body” i dropdown-felterne.

 

Gmail har strammet op på deres opsætning, så der er brug for yderlig DNS indstillinger, på jeres domæner. Det kræver, at I for ændret i jeres DNS indstillinger, på det domæne, I ønskede at være afsender adresse, på vores webform

Så I skal havde fat i jeres domæneudbyder og bede dem om at tilknytte Ip: 91.102.95.135 som en SPF record på jeres afsender domæne

Du kan efterfølgende se her: https://www.kitterman.com/spf/validate.html

Om alt er sat rigtig op, det skal ligne, det du ser på billedet herunder

 

reCAPTCHA (sikkerhed)

Til enhver webform i dag er der tilknyttet sikkerhed = reCaptcha, som ser således ud på portalen, når den endnu ikke er aktiveret:

Den ser således ud, når den er aktiveret: 

                                                                                                                                                                          

Den skal aktiveres en gang for alle – altså første gang, du opretter en webform:

Gå ind på denne url: https://www.google.com/recaptcha/admin/create og udfyld som anvist. Det er vigtigt, at sætte hak i reCAPTCHA v2 og ”I’m not a robot”. Du skal tilføje alle dine sprogdomæner, som du bygger webforms til (brug + for hvert domæne/sprog).

”Submit” og indsend den øverste nøgle (site key) til Susanne i en mail, som opdaterer din løsning. Herefter skal du ikke længere ændre ved reCaptcha, den er klar til alle de webforms, du kreerer på dine domæner.

Access (synlighed på portalen)

Når webformen er klar til portalen, skal du give tilladelse til (access), at brugeren kan se og anvende webformen i portalen. Dette gøres ved at sætte flueben under fanen ”Settings” / ”Access” og under ”Access webform configuration” (den sidste):

 

Access webform configuration (den sidste på listen) skal se således ud – gem.

Dette skal inaktiveres igen, når webformen ikke længere skal være aktiv.

 

Indsæt på portalen

Enhver webform SKAL indsættes på en side i portalen. Den kan IKKE stå alene i det fri i egen url.

Gå til den side i portalen, du ønsker din webform indsat på. Gå i editmode. Tilføj paragraffen:

Webform (næsten nederst i rækken af paragraffer):

Under ”Form” finder du din webform i listen. Vælg den webform, du ønsker at anvende.

Under ”Form settings” kan man lukke for formen uden at den fjernes.

 

Gem, view og test!  Husk også at checke den live.

 

Submissions (svar fra brugeren) og statistik

Du skal også teste, om du får svar ind, når du tester din webform. Dette sker under fanen Results:

 

Det er samme fane, du downloader listen af tilmeldinger. Klik på ”Download” og indstil følgende:

HTML table, open in excel, comma

Opret et system for ”hvem af de tilmeldte” der er downloadet sidst. Evt. notér sidste “Serial number” til brug for dette.

Download knappen skal evt. aktiveres flere gange, før den generer filen.